Nodig bij aanvraag evenementenvergunning

Maak een plattegrond van elke tijdelijke verblijfsruimte bestemd voor meer dan 150 personen tegelijk op schaal. Hierbij geeft u de hoogste bezetting van de verblijfsruimte op. Op deze plattegrond moet in elk geval staan:

• de voor personen beschikbare oppervlakte (bijv. 2 personen per m2);
• waar de ruimte voor is bedoeld (bijvoorbeeld feesttent, eettent, enzovoort);
• waar alles staat in de ruimte (podium, bar, muntverkoop, tribunes, Front of House, afscheidingen (hekken en/of stage barriers), garderobe, kassa, stoelen, banken, statafels);
• waar alle veiligheidsmaatregelen zijn, zoals: 
  • brand- en rookwerende scheidingsconstructies;
  • vluchtroutes;
  • draairichting van doorgangen, bijvoorbeeld panieksluiting (P), draaiknop (K), schuif (S) of hendel (H). Een afgesloten deur in vluchtwegen is niet toegestaan;
  • nooduitgangen en vluchtroutes, met aanduiding van de breedte daarvan; 
  • vluchtrouteaanduidingen;
  • noodverlichting;
  • brandblusvoorzieningen;
  • brandweeringang.
• Legenda en de schaal van de tekening

Let op: Bij verschillende opstellingen van de inventaris moet u per opstelling een aparte tekening aanleveren.

U kunt symbolen gebruiken op uw plattegrond (odt, 1,6 MB) .

We volgen de COBc-richtlijn voor Constructieve Toetsingscriteria bij een aanvraag voor een Evenementenvergunning (2018). Daarom moet u van sommige bouwsels een statische berekening en constructietekening aanleveren. Dit geldt voor bouwsels die voldoen aan een of meer van de volgende voorwaarden:

• Tenten en andere bouwsels hoger dan 5 meter of met een vloeroppervlak groter dan 25 m2
• Overkapte tribunes of podia
• Tribunes of podia hoger dan 1 meter of met een vloeroppervlak groter dan 75 m2
• Stellages of decorstukken hoger dan 3 meter
• Gestapelde bouwsels (bijvoorbeeld containers)
• Andere tijdelijke constructies die voor publiek toegankelijk zijn of risicovol voor de omgeving.

Een constructieberekening en -tekening is niet nodig bij:

• bestaande podia in gebouwen
• een podium op een truck of aanhanger

Valt uw evenement in de categorie B of C? Dan moet u een veiligheidsplan maken. U kunt daarvoor het format van de Veiligheidsregio als basis gebruiken. 

• Format veiligheidsplan (PDF 1.75 MB)
• Format veiligheidsplan (odt 1.27 MB)

Vinden activiteiten voor de opbouw, het evenement of het afbreken plaats op of direct naast de rijbaan, een (brom)fietspad of openbare parkeerplaats? Dan heeft u een verkeersplan nodig. In dit plan werkt u de volgende onderwerpen uit:

Bezoekers en/of deelnemers

• Geef aan hoe bezoekers/deelnemers naar het evenement komen (auto, fiets, openbaar vervoer, te voet). Maak hiervan ook een verdeling in percentages.
• Geef aan of u het gebruik van bepaalde vervoersmiddelen stimuleert en hoe u dit doet. 
• Geef de aan- en afvoerroutes aan voor bezoekers/deelnemers/organisatie (bevoorrading).

Wij adviseren om voertuigen een andere rijroute te geven dan de route voor fietsers en voetgangers.

Afsluiting en omleiding

• Geef aan of u de rijbaan en/of bestaande parkeerruimte gebruikt.
• Geef aan welke weg(en) en/of parkeerruimte moeten worden afgesloten voor verkeer en op welke data en tijdstippen. Houd ook rekening met op- en afbouwen.
• Geef aan hoe de omleidingsroute voor het (doorgaand) verkeer loopt (als u wegen laat afsluiten).

Andere verkeersmaatregelen

Geef aan op welke wegen andere verkeersmaatregelen nodig zijn. Denk aan:

• Parkeer- en stopverbod.
• Eenrichtingsverkeer.
• Snelheidsbeperking.
• Bewegwijzering.

Verkeersregelaars

Verkeersregelaars zijn nodig bij iedere activiteit op de openbare weg waarbij het verkeer voor de veiligheid van de deelnemers en de weggebruikers geregeld moet worden. Geef aan of en op welke wegen u verkeersregelaars inzet (inclusief data en tijden).

Parkeren

• Geef aan welke parkeerplaatsen er voor auto’s zijn en hoeveel auto's daar kunnen parkeren.
• Geef aan waar bezoekers hun fiets kunnen parkeren en hoeveel fietsen daar kunnen staan.

Calamiteitenroutes en bereikbaarheid hulpdiensten

Geef aan wat de calamiteitenroutes zijn van de brandweer, ambulance en politie. Tijdens het evenement moet u bij straatafsluitingen zorgen voor een vrije doorgang:

• vrij van obstakels over een breedte van 4,5 meter
• een vrije hoogte boven de kruin van de weg van ten minste 4,2 meter

Verkeersvoorlichting

• Geef aan hoe u deelnemers, bewoners, bedrijven en bezoekers voorlicht over stremmingen, parkeermogelijkheden en andere verkeersmaatregelen. Bijvoorbeeld met vooraankondigingsborden.
• Geef aan wat u communiceert en welke communicatiemiddelen u daarvoor inzet.

Plaatsen/verwijderen borden

• Geef aan wanneer u de borden plaatst en verwijdert.
• Geef aan wie de borden plaatst.

Voor verschillende verkeersborden en afsluitingen moet de gemeente verkeersbesluiten nemen. Lever het verkeersmaatregelenplan daarom op tijd in.

Verkeerstekening

Bij het verkeersmaatregelenplan hoort ook een verkeerstekening waarop u aangeeft waar u welke maatregelen neemt. Maak een verkeerstekening op een duidelijke ondergrond. Op de tekening moeten de straatnamen leesbaar zijn. Bureaus gespecialiseerd in verkeersplannen kunnen u hierbij helpen. Geef op de verkeerstekening in elk geval aan:

• welke wegen u wilt afsluiten;
• waar u hekken en verkeersregelaars plaatst;
• waar u verkeersborden of omleidingsborden plaatst, en welk bord dat is;
• wat de omleidingsroute is;
• op welke wegen u eenrichtingsverkeer instelt en in welke richting het verkeer dan rijdt;
• welke parkeervakken u gaat afzetten;
• waar u een parkeerverbod instelt.

De website werkenaandeweg.nl laat u zien welke maatregelen er binnen de bebouwde kom nodig zijn.