Evenement organiseren: tips, links en regels

Organiseert u een evenement? Dan moet u vooraf en tijdens het evenement veel regelen. U vindt hier de regels, tips en handige links voor een goede organisatie.

Belangrijke tekst: Wilt u een evenement organiseren? U vraagt uiterlijk 12 weken voor uw evenement een evenementenvergunning aan of doet uiterlijk 4 weken voor uw evenement een melding. Lees hieronder wat u moet regelen.

Wat u moet regelen

Als organisator van het evenement bent u hoofdverantwoordelijk voor het evenement.

Vooraf regelen

Controleer in de evenementenchecker of u een vergunning nodig heeft of een melding moet doen.
Heeft u een evenementenvergunning nodig? Vraag de vergunning uiterlijk 12 weken voor het evenement aan. Eerder mag ook, graag zelfs!
Moet u melding doen van uw evenement bij de gemeente? Doe dit uiterlijk 4 weken voor het evenement. Eerder mag ook, graag zelfs!
U geeft bij uw aanvraag zo volledig mogelijke informatie. De gemeente vertelt u nadat u een vooraankondiging hebt gedaan of u voor uw evenement een veiligheidsplan en andere bijlagen moet meesturen.
Gebruik voor het veiligheidsplan het format veiligheidsplan van de Veiligheidsregio Limburg-Noord.
Gebruik de tips en adviezen van de Veiligheidsregio Limburg-Noord.
U zorgt dat het evenement veilig verloopt. Denk aan de veiligheid van het publiek, vrijwilligers en werknemers. Als het nodig is, regelt u beveiliging en toegangscontrole.
Denk op tijd na over de gevolgen van uw evenement voor het verkeer. Als u een weg afsluit, verkeersregelaars nodig heeft of veel bezoekers verwacht moet u een verkeersplan maken. U kunt in het verkeersplan symbolen gebruiken uit het document hierna 'Verkeerssymbolen en -materialen voor in verkeersplan'.
Controleer of er wegwerkzaamheden of omleidingen zijn rondom uw evenement. Kijk voor grote werkzaamheden op Melvin. Hier staan alle grote werkzaamheden in de provincie Limburg.
U regelt zelf de materialen, zoals podia, dranghekken, afvalbakken en tenten.
Organiseert u een evenement op het Lambertusplein of het plein voor het Gasthoês? En wilt u de grote plantenbakken (greenpoints) voor uw evenement verplaatsen? Stuur uiterlijk 3 weken voor het evenement een e-mail naar Horst Centrummanagement: info@horst-centrum.nl. Zij regelen de verplaatsing. U betaalt hiervoor maximaal € 400 aan Horst Centrummanagement. U mag de plantenbakken niet zelf verplaatsen.
U betaalt € 0,10 vermakelijkhedenretributie per bezoeker of deelnemer als u meer dan 10.000 bezoekers heeft. Voor de eerste 10.000 bezoekers betaalt u geen vermakelijkhedenretributie.
U regelt het ophalen van afval na afloop van het evenement.
U informeert buurtbewoners en bedrijven in de buurt over uw evenement.
U zorgt dat buurtbewoners en bedrijven in de buurt zo min mogelijk last hebben van uw evenement. Denk aan geluid, afval en parkeren.

Tijdens het evenement

U lost kleine incidenten zelf op.
U houdt zich aan de regels uit de vergunning.
U zorgt dat bijvoorbeeld standhouders en attractie-eigenaren zich ook aan de regels uit de vergunning houden.

Voor uw vrijwilligers

Vrijwilligersverzekering: vrijwilligers bij organisaties uit Horst aan de Maas zijn meestal automatisch verzekerd via de gemeente voor ongevallen, aansprakelijkheid en rechtsbijstand.
Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG): wilt u dat uw vrijwilligers een VOG aanvragen? Bijvoorbeeld omdat u een evenement met kinderen organiseert? Voor vrijwilligers die met kwetsbare mensen kunt u meestal een gratis VOG aanvragen. Op de website Regeling Gratis VOG leest u meer informatie. Een VOG vragen is niet verplicht.

Subsidie

Verenigingen en stichtingen kunnen voor eenmalige activiteiten subsidie aanvragen bij de gemeente.

Impactsubsidie: voor een nieuwe eenmalige activiteiten of projecten;
Doe de subsidiecheck vrijwilligersorganisaties en ontdek welke subsidies u misschien kunt krijgen;
Subsidiehulp verenigingen: op zoek naar extra geld en weet u niet waar u moet beginnen? We helpen u graag.

Reclame voor uw evenement

U kunt reclame maken voor uw evenement op de digitale informatieborden van de gemeente en op onze digitale evenementenkalender.

Digitale informatieborden

U kunt uw evenement op de digitale informatieborden plaatsen.

Als er veel evenementen en activiteiten op dezelfde tijd plaatsvinden, bepaalt de gemeente welke activiteiten op de borden komen.
De vermelding gaat over activiteiten of evenementen van verenigingen, instellingen of organisaties uit Horst aan de Maas.
We plaatsen geen regelmatig terugkerende, vaste activiteiten zoals wekelijkse sportwedstrijden. Wel bijvoorbeeld een jaarlijks toernooi.
U krijgt alleen bericht als we uw evenement niet plaatsen.
Grote evenementen plaatsen we langer van tevoren (ongeveer 14 dagen). Kleine evenementen ongeveer 1 week van tevoren.

Zie ook

Evenementenbeleid Veiligheidsregio Limburg-Noord